EULA - Acuerdo de licencia de usuario final

Version del documento: 2.0

Este Acuerdo de Licencia de Usuario Final (en adelante, “EULA”) regula la instalacion y el uso de LyrooPOS (en adelante, el “Software”) por parte del Cliente. El EULA es complementario a los Terminos y Condiciones generales de Lyroo y prevalece en lo especifico aqui regulado para la modalidad on-premise.

1. Identificacion del proveedor

LYROO S.A.S. — sociedad por acciones simplificada colombiana, NIT 902.063.293-3, inscrita en la Cámara de Comercio de Armenia y del Quindío bajo la matrícula mercantil 298526, con domicilio en Calle 15 Norte #14-68, Armenia, Quindío, Colombia. Contacto legal: [email protected]. Sitio web: lyroo.com.co.

2. Naturaleza del Software

LyrooPOS es un software de instalacion local (on-premise). Esto significa que:

• El binario se ejecuta en el equipo del Cliente (PC, servidor o maquina virtual bajo su control).
• La base de datos (PostgreSQL) reside en la infraestructura del Cliente.
• En operacion normal, Lyroo NO accede a los datos operativos del Cliente (ventas, clientes, empleados, productos, inventario): residen y se procesan en el equipo del Cliente.
• Lyroo unicamente recibe del Software telemetria minima de licencia: identificador de maquina (hash anonimizado), version instalada, estado de activacion y, opcionalmente, registros de error voluntariamente enviados por el Cliente.
• Servicios opcionales gestionados por Lyroo. El Cliente puede activar, de forma voluntaria, (i) el respaldo en la nube de Lyroo y (ii) el trámite del certificado digital DIAN a través de Lyroo. Cuando el Cliente los activa, Lyroo almacena copias cifradas de la base de datos y/o custodia el certificado, actuando como Encargado del Tratamiento en los términos de la sección 3 y del Decreto 1377 de 2013. Estos servicios son opcionales: sin ellos, el modelo es 100% on-premise.

3. Rol del Cliente bajo la Ley 1581 de 2012

El Cliente reconoce y acepta expresamente que, en virtud de la Ley Estatutaria 1581 de 2012(Habeas Data), su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y normas concordantes:

• El Cliente es el Responsable del Tratamiento de los Datos Personales que recoja, almacene, use o circule a traves del Software, incluyendo datos de empleados, clientes finales, proveedores y terceros.
• Sin servicios gestionados (100% on-premise): Lyroo no es Responsable ni Encargado del Tratamiento, dado que no accede a la base de datos del Cliente ni decide sobre las finalidades o medios del tratamiento.
• Con respaldo en la nube y/o trámite de certificado activados: el Cliente sigue siendo el Responsable del Tratamiento y Lyroo actúa como Encargado del Tratamiento únicamente respecto de las copias cifradas y/o el certificado que custodia, por cuenta y según las instrucciones del Cliente. Esta relación se rige por la cláusula de transmisión de datos de la sección 3.1 (Art. 25 del Decreto 1377 de 2013).
• Es obligacion exclusiva del Cliente:
  • Adoptar y publicar su propia Politica de Tratamiento de Datos Personales conforme al Art. 17 de la Ley 1581.
  • Entregar el Aviso de Privacidad al titular antes o al momento de la recoleccion (Art. 14 Decreto 1377/2013).
  • Obtener la autorizacion previa, expresa e informada del titular para el tratamiento.
  • Registrar sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) de la Superintendencia de Industria y Comercio solo si está obligado: esta obligación recae sobre sociedades y entidades con activos superiores a 100.000 UVT. Las personas naturales y las empresas por debajo de ese umbral están exentas (Decreto 090), por lo que la mayoría de pequeños negocios no debe registrarse.
  • Atender las consultas y reclamos de los titulares en los terminos del Art. 14 y 15 de la Ley 1581.
  • Reportar a la SIC los incidentes de seguridad que afecten datos personales conforme a la regulacion vigente.

3.1. Cláusula de transmisión de datos (Encargo)

Esta cláusula aplica únicamente cuando el Cliente activa el respaldo en la nube y/o el trámite del certificado DIAN. En desarrollo del Art. 25 del Decreto 1377 de 2013, el Cliente (Responsable) y Lyroo (Encargado) acuerdan:

• Alcance. Lyroo trata los datos contenidos en las copias de respaldo y/o el certificado solo para prestar los servicios de respaldo, restauración y/o facturación electrónica, por cuenta y según las instrucciones del Cliente. Lyroo no los usa para fines propios.
• Confidencialidad. Lyroo guarda reserva sobre los datos y no lee el contenido de los respaldos, salvo autorización expresa del Cliente para soporte.
• Seguridad. Medidas técnicas y organizativas razonables: cifrado en tránsito (TLS 1.2+) y en reposo (AES-256), control de acceso y registros.
• Subencargados. Lyroo puede apoyarse en proveedores de infraestructura (p. ej. almacenamiento en la nube) que actúan como subencargados bajo obligaciones equivalentes; se listan en la Política de Tratamiento de Datos.
• Derechos de los titulares. Lyroo apoya al Cliente para atender consultas y reclamos en los términos de los Art. 14 y 15 de la Ley 1581.
• Devolución o supresión. Al terminar el servicio, Lyroo entrega y/o suprime las copias y el certificado según las instrucciones del Cliente, en los plazos descritos en los Términos.

4. Responsabilidad sobre la infraestructura

Al ser el Software de modalidad on-premise, el Cliente asume responsabilidad exclusiva por:

• Hardware: equipos, redundancia, alimentacion electrica, UPS, almacenamiento.
• Sistema operativo: licencias, parches de seguridad, hardening, antivirus.
• Base de datos PostgreSQL: instalacion, configuracion, autenticacion, cifrado en reposo, monitoreo de integridad.
• Red y conectividad: firewall, VPN, segmentacion, acceso de los dispositivos moviles (waiter, kitchen) y de la PWA de reportes.
• Copias de seguridad (backups): el Cliente define su estrategia de respaldo. Para facilitarlo, Lyroo ofrece herramientas: respaldo automático en la nube (opcional) y respaldo/restauración local. La decisión de usarlas, el cronograma y la retención mínima de 10 años de los documentos comerciales (Art. 60 del Código de Comercio) corresponden al Cliente.
• Control de acceso fisico y logico: usuarios, roles, contrasenas, PIN, terminales abiertas, dispositivos perdidos.
• Continuidad del negocio y plan de recuperacion ante desastres.

Lyroo entrega documentacion y mejores practicas, pero no es responsable de la operacion, monitoreo ni disponibilidad de la infraestructura del Cliente.

5. Cumplimiento DIAN y facturacion electronica

El Software incluye funcionalidades de facturacion electronica DIAN conforme a la Resolucion DIAN 000165 de 2023 y sus modificatorias (incluyendo la 000202 de 2025). El Cliente reconoce que:

• Es el obligado a facturar y el unico responsable ante la DIAN por la veracidad, integridad, oportunidad y conservacion de los documentos electronicos emitidos.
• Debe contar con su certificado digital, resoluciones de numeración y software ID. Lyroo puede ayudar a obtener, configurar y renovar el certificado como un servicio de acompañamiento. Si el Cliente activa el trámite gestionado o el respaldo en la nube, Lyroo puede custodiar el certificado como Encargado (sección 3.1), con las medidas de seguridad allí descritas. En todo caso, el Cliente sigue siendo el obligado a facturar y titular del certificado.
• Cuando Lyroo asiste con la obtención o renovación del certificado, lo hace con diligencia razonable; corresponde al Cliente proveer la información requerida a tiempo. Lyroo no asume la responsabilidad fiscal del Cliente ni garantiza plazos de terceros (cámaras de certificación digital, DIAN).
• Debe conservar los documentos por 10 anos (Art. 28 Estatuto Tributario y Art. 60 Codigo de Comercio).
• El Software es una herramienta tecnologica: no constituye asesoria tributaria ni garantiza por si solo el cumplimiento de las obligaciones fiscales del Cliente.
• Las multas, sanciones, intereses o requerimientos de la DIAN, la UGPP, secretarias de hacienda u otras autoridades son de cuenta exclusiva del Cliente.

6. Licencia de uso

Sujeto al pago oportuno y al cumplimiento de este EULA, Lyroo otorga al Cliente una licencia no exclusiva, intransferible, revocable para instalar y usar el Software en los equipos autorizados durante el periodo de vigencia del plan contratado. La licencia esta vinculada a la huella de hardware (Machine ID) del equipo activado.

El Cliente NO esta autorizado a:

• Revender, sublicenciar, alquilar o redistribuir el Software.
• Modificar, descompilar, desensamblar o realizar ingenieria inversa, salvo en lo permitido por norma imperativa.
• Eliminar o alterar avisos de derechos de autor, marcas o de activacion de licencia.
• Usar el Software con fines fraudulentos, evasion tributaria, emision de documentos falsos o lavado de activos.
• Activar la licencia en mas equipos de los autorizados por el plan.

7. Datos que el Software envia a Lyroo

En operacion normal, el Software unicamente transmite a Lyroo:

• Telemetria de licencia: hash del Machine ID, version, fecha de activacion, estado de validez.
• Verificacion periodica contra el servidor de licencias (no incluye datos operativos).
• Notificaciones de actualizacion sobre nuevas versiones publicadas en el repositorio oficial.

En operación normal, el Software no envía a Lyroo nombres de clientes, identificaciones, teléfonos, emails, productos, ventas, inventario ni datos de empleados. Excepción — respaldo en la nube: si el Cliente activa este servicio opcional, el Software transmite copias cifradas de la base de datos que Lyroo almacena como Encargado (sección 3.1) y no lee, salvo autorización expresa del Cliente para soporte.

8. Limitacion de responsabilidad

En la maxima medida permitida por la ley colombiana, la responsabilidad acumulada de Lyroo frente al Cliente por cualquier reclamo derivado de este EULA o del uso del Software no excedera el monto efectivamente pagado por el Cliente a Lyroo en los 12 meses anteriores al hecho que origina el reclamo.

Lyroo no responde por:

• Perdida, corrupcion o indisponibilidad de datos por fallas de hardware, energia, red, sistema operativo, base de datos o software de terceros instalado por el Cliente.
• Lucro cesante, dano emergente indirecto, perdida de oportunidad comercial o dano reputacional.
• Multas, sanciones, intereses o reclamos de la DIAN u otra autoridad por culpa, dolo, negligencia, omision o error del Cliente o sus empleados.
• Indisponibilidad de servicios de terceros (DIAN, ISP, proveedores de servicios cloud contratados directamente por el Cliente, pasarelas de pago).
• Uso indebido del Software por empleados, contratistas u otros terceros del Cliente.
• Fallas derivadas de modificaciones, desinstalaciones o intervenciones no autorizadas sobre el Software o la base de datos.

Ninguna disposicion de este EULA excluye o limita la responsabilidad de Lyroo por dolo o culpa grave, ni los derechos imperativos del Cliente bajo la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor) cuando sea aplicable.

9. Propiedad intelectual

El Software, su codigo fuente y objeto, la documentacion, los elementos graficos, la marca Lyroo y sus logos son propiedad exclusiva de Lyroo SAS y estan protegidos por la Ley 23 de 1982, la Decision Andina 351 de 1993 y las normas que las modifiquen. Los datos operativos del Cliente (ventas, clientes, inventario) son y permanecen como propiedad del Cliente.

10. Soporte y actualizaciones

El alcance del soporte tecnico, los canales de atencion y los tiempos de respuesta se definen segun el plan contratado y se documentan en la propuesta comercial. Las actualizaciones del Software se publican periodicamente; el Cliente es responsable de mantener instalada una version soportada para conservar el derecho al soporte.

11. Aceptacion y registro de la aceptacion

La instalacion del Software requiere la aceptacion explicita de este EULA durante el asistente de configuracion inicial. Al aceptar, el Cliente declara que:

• Ha leido el EULA en su integridad.
• Entiende su rol como Responsable del Tratamiento.
• Entiende su responsabilidad sobre la infraestructura y la conservacion de los documentos DIAN.

Lyroo registra localmente la aceptación en la base de datos del Cliente con: fecha y hora, versión del EULA aceptada y hostname del equipo. Este registro queda bajo custodia del Cliente y constituye prueba de la aceptación.

12. Modificaciones del EULA

Lyroo puede publicar nuevas versiones del EULA en lyroo.com.co/legal/eula. Cuando una nueva version contenga cambios materiales, el Software solicitara al Cliente reaceptar el documento en su proxima actualizacion. La version aceptada al momento de la instalacion sigue rigiendo hasta tanto el Cliente acepte la nueva.

13. Terminacion

Este EULA termina por: (i) vencimiento del plan sin renovacion, (ii) incumplimiento grave de cualquiera de las partes, (iii) uso fraudulento o ilegal del Software, o (iv) decision unilateral con preaviso de 30 dias calendario. A la terminacion, el Cliente debe cesar el uso del Software y desinstalarlo de todos los equipos. Los datos del Cliente permanecen en su infraestructura bajo su custodia.

14. Ley aplicable y jurisdiccion

Este EULA se rige por las leyes de la Republica de Colombia. Cualquier controversia que no pueda resolverse de buena fe entre las partes se sometera a los jueces de la ciudad de Armenia, Quindio, salvo cuando la ley imponga foro distinto en favor del consumidor.

15. Contacto legal

Consultas sobre este EULA, datos personales o cumplimiento: [email protected].